Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy i za co odpowiadamy

Usługę Visitly świadczy Marcin Zajączkowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcin Zajączkowski IT Services z siedzibą w Warszawie (ul. Srebrna 3/61, 00-810 Warszawa), wpisaną do CEIDG, NIP: 7011281265, REGON: 542948311 ("my", "Visitly"). Kontakt w sprawach danych osobowych: contact@visitly-app.com.

Dla danych kont Specjalistów oraz danych osób odwiedzających tę stronę administratorem danych jesteśmy my.

Dane Pacjentów, czyli osób dzwoniących do gabinetu i umawiających wizyty, przetwarzamy na zlecenie Specjalisty, który prowadzi dany gabinet. Administratorem tych danych jest Specjalista, a Visitly działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Zasady tego powierzenia opisuje Regulamin.

2. Jakie dane przetwarzamy

Konto Specjalisty:

• imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (weryfikowany kodem SMS),
• hasło, przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego,
• dane gabinetu: usługi, ceny, godziny pracy,
• dane rozliczeniowe niezbędne do wystawienia faktury i obsługi płatności (płatności realizuje operator Tpay),
• identyfikatory urządzeń potrzebne do powiadomień push.

Rozmowy telefoniczne prowadzone przez asystentkę:

• numer telefonu osoby dzwoniącej (jeśli nie został zastrzeżony),
• dźwięk rozmowy, przetwarzany w czasie rzeczywistym w celu rozumienia mowy i prowadzenia rozmowy,
• transkrypcja rozmowy oraz dane podane w jej trakcie: imię i nazwisko, wybrana usługa, termin wizyty,
• jeśli w rozmowie padną informacje dotyczące zdrowia (np. powód wizyty), są one przetwarzane wyłącznie w ramach obsługi rejestracji na rzecz Specjalisty.

Osoba dzwoniąca może odmówić podania numeru telefonu; wizyta może wtedy zostać zapisana bez numeru.

Strona internetowa: preferencja języka (plik cookie) oraz podstawowe logi serwera (adres IP, czas żądania) niezbędne do bezpieczeństwa i utrzymania usługi.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• prowadzenie konta, świadczenie usługi i rozliczenia ze Specjalistami: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa),
• odbieranie połączeń i obsługa kalendarza w imieniu Specjalisty: na jego udokumentowane polecenie, w ramach powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO); podstawę prawną wobec Pacjentów zapewnia Specjalista jako administrator, a dla danych o zdrowiu jest nią co do zasady art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna),
• bezpieczeństwo usługi, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka błędów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes),
• obowiązki prawne, np. podatkowe i księgowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Nie wykorzystujemy danych do reklamy i nikomu ich nie sprzedajemy.

4. Rozmowy z asystentką AI

Połączenia odbiera system automatyczny (głosowa asystentka AI). Osoba dzwoniąca jest informowana o rozmowie z automatycznym asystentem na początku połączenia.

Z rozmowy powstaje transkrypcja tekstowa, którą Specjalista widzi w swojej aplikacji. Nie przechowujemy nagrań audio rozmów po ich zakończeniu; dźwięk jest przetwarzany na bieżąco, a zapisywana jest wyłącznie transkrypcja tekstowa oraz dane wizyty.

Asystentka nie podejmuje wobec dzwoniących decyzji wywołujących skutki prawne. Umawia, przekłada lub odwołuje wizyty wyłącznie według zasad ustawionych przez Specjalistę, który zachowuje pełną kontrolę nad swoim kalendarzem.

5. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta i dane rozliczeniowe: przez czas prowadzenia konta, a po jego zamknięciu przez okres wymagany przepisami podatkowymi i potrzebny do obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 6 lat,
• transkrypcje rozmów i dane wizyt: przez czas świadczenia usługi danemu Specjaliście, a po zakończeniu umowy usuwane lub zwracane w terminie do 30 dni, chyba że Specjalista zażąda wcześniejszego usunięcia,
• logi techniczne: do 90 dni.

6. Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług podmiotów przetwarzających na podstawie umów powierzenia:

• Google Cloud: hosting aplikacji i bazy danych (region europe-west1, Unia Europejska),
• Telnyx: obsługa połączeń telefonicznych i SMS,
• OpenAI: przetwarzanie mowy w czasie rzeczywistym na potrzeby prowadzenia rozmowy,
• Google Firebase: logowanie i weryfikacja numeru telefonu,
• Vercel: hosting tej strony internetowej,
• OneSignal: powiadomienia push dla Specjalistów,
• Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A., Poznań): obsługa płatności Specjalistów.

Dane mogą zostać ujawnione uprawnionym organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Baza danych i serwery aplikacji działają w Unii Europejskiej. Część naszych dostawców (m.in. obsługa telefonii i przetwarzanie mowy) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie decyzji o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych UE. Więcej informacji: contact@visitly-app.com.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wnioski realizujemy nieodpłatnie, pisząc na contact@visitly-app.com. Jeśli kontaktujesz się z gabinetem jako pacjent, administratorem Twoich danych jest Specjalista i to do niego najlepiej skierować wniosek; na jego polecenie pomożemy go zrealizować.

9. Pliki cookie

• visitly-lang: zapamiętuje wybrany język strony (12 miesięcy), zapisywany dopiero po użyciu przełącznika języka,
• cookies sesji logowania: niezbędne do działania konta, ustawiane przy logowaniu,
• nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in. szyfrowanie transmisji (TLS), przechowywanie danych w centrach danych na terenie UE, kontrolę dostępu do systemów, hasła wyłącznie w postaci skrótów oraz rozdzielenie środowisk produkcyjnych i testowych.

11. Zmiany tej polityki i kontakt

Możemy aktualizować tę politykę wraz z rozwojem usługi. O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie, a Specjalistów także e-mailem. Pytania: contact@visitly-app.com.